Tietosuojakäytäntö

Tämä tietosuojakäytäntö auttaa käyttäjiä ymmärtämään, mitä henkilötietoja eSend Finland Oy (”eSend”) kerää, ja miten käsittelemme niitä. Mikäli käytät palveluitamme, hyväksyt tietosuojakäytännön mukaiset henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimenpiteet. Kerättyjä henkilötietoja käytetään palveluidemme tarjoamiseen ja kehittämiseen. Emme käytä tai jaa henkilötietoja mitenkään muuten kuin tietosuojakäytännössä on kuvattu.

Tämä tietosuojakäytäntö on laadittu eSend Finland Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisen rekisteri- ja tietosuojaselosteen perusteella.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain mukaisena edellytyksenä on oikeutettu etu, asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai eSend Finland Oy:n ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

eSend kerää asiakasrekisteriinsä seuraavia tietoja: nimitiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, evästeet, sijaintitieto, IP-osoite ja mahdollinen mediatiedosto.

Rekisterin tietosisältöön kuuluu palveluiden (esim. eSendERP®) käytön yhteydessä esiin tullut henkilötieto ja eSendin verkkosivustolle tallennettu henkilötieto esim. evästeet sekä Google Analytics data (esim. sijaintitieto, IP-osoite).

Sinusta voidaan kerätä asiakassuhteiden yhteydessä esiin tulleita henkilötietoja, joita tarvitaan asiakassuhteen hoitamisessa. Asiakassuhteen aikana henkilötietoja mahdollisesti rikastetaan (profilointi) esim. yhteydenottojen ja/tai keskustelujen muodossa. Henkilötiedon rikastaminen liittyy aina kyseisen asiakastapauksen hoitamiseen.

eSend kerää sinusta myös markkinointitoimenpiteiden yhteydessä esiin tulleita henkilötietoja sekä kaupallisista rekistereistä hankittuja henkilötietoja. Henkilötietoja mahdollisesti rikastetaan esim. yhteydenottojen ja/tai keskustelujen muodossa. Rekisterin tarkoituksena on eSend Finland Oy:n asiakassuhteiden hoitaminen, markkinointi sekä palveluiden kehittäminen. Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä asiakkuuksien hoitoon ja markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen siirtäminen

Tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. eSend voi luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneille markkinoinnin tai asiakassuhteen hoitamiseen liittyvissä asioissa.

Pääsääntöisesti eSend Finland Oy ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimilla tavoilla mikäli:

• Tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai
• Sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso, tai
• Mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa.

Yrityksen käyttämät kansainväliset verkkopalvelujen tarjoajat huolehtivat omien palveluiden tietoturvasta EU-U.S. Privacy Shield -järjestelyillä.

Tietoturva

eSend Finland Oy:n asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.

Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta.

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Oikeutesi

Henkilöllä, jonka tietoja on tallennettu eSend Finland Oy:n asiakasrekisteriin, on oikeus tarkistaa tietojensa oikeellisuus. Tarkastuspyyntö täytyy osoittaa eSend Finland Oy:n yhteyshenkilölle kirjallisena ja/tai suullisesti, ja siitä on tehtävä tallenne. eSend Finland Oy:n velvollisuus on varmistaa pyynnön oikeellisuus sekä toimittaa henkilötiedot sähköisessä tai paperisessa muodossa yhden kuukauden (30 päivää) sisällä.

Henkilöllä, jonka tietoja on tallennettu eSend Finland Oy:n asiakasrekisteriin, on oikeus pyytää tarvittaessa niihin oikaisua. Oikaisupyyntö täytyy osoittaa eSend Finland Oy:n yhteyshenkilölle kirjallisena ja/tai suullisesti, ja siitä on tehtävä tallenne.

Jos asiakkuussuhteen hoitamiseen henkilötietoa ei enää tarvita, kyseisellä henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista eSend Finland Oy:n asiakasrekisteristä. Poistopyyntö täytyy toimittaa eSend Finland Oy:n yhteyshenkilölle kirjallisena ja/tai suullisesti, ja siitä on tehtävä tallenne.

Sinulla on oikeus kieltäytyä ottamasta vastaan markkinointiviestintää eSend Finland Oy:ltä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse. Jos kieltäydyt ottamasta vastaan markkinointiviestintää, voit silti saada eSend Finland Oy:ltä hallinnollisia ilmoituksia, kuten tilausvahvistuksia ja ilmoituksia käyttäjätilisi tapahtumista.

Tämän tietosuojakäytännön muuttaminen

eSend voi ajoittain muuttaa ja päivittää tätä tietosuojakäytäntöä. Kaikki muutokset tullaan päivittämään verkkopalveluihin. Jatkamalla verkkopalveluiden käyttöä tällaisen muutoksen jälkeen hyväksyt muuttuneet tai päivitetyt tietosuojakäytännöt.